Opdracht bevestigen
Naar de hersteller
Je ziet het onderwerp, de ontvanger en de begeleidende tekst, en je kunt die tekst aanpassen voordat je verstuurt.
In het kort
- De mailtekst bij "Factureren" is nu vindbaar. Boven elke template stond hardnekkig het label "Offerte indienen", ook boven de factuurmail. Dat label klopt nu, en er is een kolom "Gebruikt bij" die per template de handeling noemt.
- Drie momenten tonen voortaan een voorbeeld van de mail voordat je hem verstuurt: opdracht bevestigen, offerte akkoord, en direct naar offerte.
- Interne notities zijn zichtbaar voor externe partners, zoals afgesproken.
- De reminders per vestiging wachten op één antwoord van jullie (punt 4). Dat antwoord bepaalt hoe we het bouwen, en dat willen we niet gokken.
1 De mailtekst bij "Factureren" was onvindbaar
Anouk klikte op "Factureren", zag de mail-preview, en kon die tekst nergens terugvinden in het templatebeheer. Dat was geen vergissing van haar kant: er waren drie dingen tegelijk mis.
- Boven elke template stond "Offerte indienen". Ook boven de factuurmail en de welkomstmail. Dat label was hard ingebouwd en veranderde nooit mee, dus het stuurde je actief weg van het scherm dat je zocht.
- De naam verwees nergens naar de knop. De template heette "Klant-statusupdate", en niets daarin zegt "Factureren".
- Er stond een bijna identieke naam naast. "Klantportaal statusupdate", een oude template die niets meer verstuurt. Twee vrijwel gelijke namen, waarvan er één niets doet.
Wat er nu staat
Voorheen
Klant-statusupdate
Offerte indienen
Klantportaal statusupdate
Offerte indienen
Welkomstmail externe partner
Offerte indienen
Elk label hetzelfde, en geen van de drie klopte.
Nu
Klant: inspectie voltooid + factureren
Inspectie voltooid + Factureren
Klantportaal (niet meer in gebruik)
Niet meer in gebruik
Welkomstmail externe partner
Welkomstmail partner
De naam noemt de handeling, en de kolom bevestigt hem.
Wat je hiervan merkt. Zoek je de tekst van een mail, ga dan naar E-mailtemplates en kijk in de kolom "Gebruikt bij". Daar staat de handeling zoals je die in het project tegenkomt, bijvoorbeeld "Opdracht bevestigen" of "Inspectie voltooid + Factureren". De template was dus altijd al aan te passen, hij was alleen niet te vinden.
2 Zien wat er verstuurd wordt, voordat je verstuurt
Moniek meldde in juni: "bij een opdracht bevestigen zien we niks." Bij een aantal knoppen ging er wel een mail de deur uit, maar zag je vooraf niet wat erin stond of wie hem kreeg.
Drie momenten hebben nu een voorbeeldweergave, net als bij het indienen van een offerte:
Offerte akkoord
Naar hersteller, verzekeraar, schade@
Met de twee bijlagen die er werkelijk aan hangen: de offerte en het inspectierapport.
Direct naar offerte
Naar klant, hersteller, verzekeraar
De mail die meldt dat de inspectie komt te vervallen.
Ook opgeruimd. Bij "Herstel afgerond" stond nog een voorbeeldweergave van een mail die sinds begin juli niemand meer krijgt, want die hebben we op jullie verzoek uitgezet. Dat paneel is nu weg. Het toonde een mail die niet bestond, met een tekstveld waarvan de inhoud nergens terechtkwam.
Rechtzetting op ons eerdere antwoord. Anouk schreef: "de klant mag NOOIT het inspectierapport en de offerte ontvangen." Dat klopt, en dat was al zo. De offerte-akkoordmail gaat naar de hersteller, de verzekeraar en schade@, en uitdrukkelijk niet naar de verzekerde. Dat ligt sinds mei vast en wordt bewaakt door een automatische controle. Onze eigen mailtekst suggereerde iets anders; dat was onze onduidelijkheid, geen fout in de app.
3 Interne notities zichtbaar voor partners
Op de vraag wie de interne notities mag zien koos Anouk voor: iedereen. Dat is nu zo.
Externe partners en partnerbeheerders zien de interne notities voortaan in de tijdlijn van de Communicatie-tab, en kunnen ze ook openen. Het vinkje "intern" blijft bestaan als markering, met een eigen kleur en een slotje, en je kunt er nog steeds op filteren. Alleen de afscherming per rol vervalt.
De verzekerde ziet dit niet. Die heeft geen account in de app en komt alleen in het klantportaal, waar geen contactmomenten of notities staan. De grens die wegvalt loopt dus tussen medewerkers onderling, niet naar de klant.
4 Reminders per vestiging: we hebben je antwoord nodig
Dit is het grootste punt uit je mail, en het enige waar we niet verder kunnen zonder jullie.
Je wilt dat de reminders naar één vast mailadres per vestiging gaan, in plaats van naar alle planners. De adressenlijst hebben we. Maar er zit een verschil in dat bepaalt hoe we het moeten bouwen, en dat verschil kunnen we niet raden.
Twaalf bedrijven
Eén adres voor alle soorten reminders: Groningen, Leeuwarden, Ten Dam, AZ Vloeren, De Greef, Van Zundert, D en L, Willemen, Maasvloeren, Topshelf, Ernst Bijl, NDLC en The Flooring Company.
Eenvoudig: één mailadres per bedrijf.
Eemland en Numansdorp
Meerdere postbussen, afhankelijk van het soort reminder. Bij Eemland gaat "geen herstel ingepland" naar planningparkettree@ en de rest naar parkettree@. Numansdorp splitst naar schade@, taxatie@, planning@ en boekhouding@.
Complexer: een adres per bedrijf én per soort.
De vraag. Zijn Eemland en Numansdorp de uitzonderingen, of gaan er straks meer vestigingen splitsen? Bij "meer" bouwen we het meteen zo dat jullie het zelf kunnen beheren. Bij "alleen deze twee" doen we het eenvoudiger. Achteraf omzetten kan, maar dat is een tweede keer werk.
Daarnaast twee adressen die we niet durven over te typen. Een tikfout betekent dat een reminder stilletjes verdwijnt zonder dat iemand het merkt, en dat is precies wat deze wijziging moet voorkomen.
| In je mail | Vermoedelijk bedoeld | Wat er lijkt te missen |
|---|---|---|
| arkettree@vanzundertparket.nl | parkettree@vanzundertparket.nl | een p aan het begin |
| planning @parkettree.nl | planning@parkettree.nl | er staat een spatie in |
Ter geruststelling: degreefparket@degreefparketvloeren.nl hebben we eerder ten onrechte als verdacht aangemerkt, omdat het niet met "parkettree@" begint. Dat is gewoon een geldig adres. Die vraag is vervallen.
5 Zelf ontvangers aanvinken
"Wij willen van alle mails een preview en zelf kunnen aanvinken naar wie er wel of niet iets gaat." Dit vraag je nu voor de derde keer, en je hebt gelijk dat het blijft liggen.
We willen eerlijk zijn over waarom dit meer is dan een vinkje. De ontvangers per mail liggen nu vast, en in die lijsten zitten bewuste grenzen. De belangrijkste: de verzekerde krijgt nooit de offerte of het inspectierapport. Maak je alles vrij aanvinkbaar, dan kan iemand die grens per ongeluk doorbreken, en juist dat hebben we in mei dichtgezet.
Daarom eerst een voorstel, en dan pas bouwen. De kernvraag die we daarin beantwoorden: welke ontvangers mag je uitvinken, en mag je adressen toevoegen die niet in het project staan? Dat voorstel krijgen jullie van ons, zodat je kunt zeggen of we het goed begrepen hebben.
6 De overige punten
Hersteldagen
Beide vragen zijn beantwoord: de vloerenlegger ziet alle dagen van de klus met zijn eigen dagen gemarkeerd, en vloerenleggers plannen zichzelf niet in. Het voorstel is rond en gaat in de bouw.
Concept-taxatieafspraak
Een datum vastleggen zonder dat de klant gemaild wordt, en geen reminders op zo'n concept. Nieuw punt uit je mail. Dit raakt de reminders, dus we pakken het samen met punt 4 op.
Exact: factuurvelden
Je koos optie 2, met "Maatschappij" eruit en alleen "Opdrachtgever". Genoteerd. De factuurkoppeling staat nog uit, dus hier zit geen haast.
PT-2026-01645
Je hebt het magazijn gekoppeld. Wij zetten de offerte opnieuw naar Exact en controleren in Exact zelf of hij er echt in staat. Dit artikel leek op 2 juli ook al opgelost en liep daarna alsnog vast, dus we vinken het niet af op vertrouwen.
Twee projecten liggen bij Parket Tree, niet bij ons. Bij PT-2026-01289 staat de relatiecode in Exact op "VMD Koster verzekeringen" met een ander adres: een echte botsing, die telefonisch met Moniek wordt opgelost. Bij PT-2026-01798 is de relatie niet meer aan te passen omdat er al een factuur aan hangt. Daar ligt een oplossing van onze kant klaar, maar die moet nog gebouwd worden.
Wat er nu gebeurt
Vragen, of herken je iets niet? Laat het weten, dan kijken we er samen naar.